- 結婚式の招待状はどのくらいの時期に発送するべき？
- 発送前に注意したいことは？
- 招待者(ゲスト)に失礼のないように配慮したい！
「招待状は結婚式準備の第一歩」と言われるほど、大切な準備事項。配慮に欠けた状態で招待状を発送すると、今後の人間関係に影響を及ぼす場合も。
そこで今回は「結婚式の招待状発送で注意したいこと8選」を解説します。記事を最後まで読めば、招待者に配慮した招待状発送の方法がわかります。
結婚式の招待状発送で失敗しないコツ
招待者、発送者ともに余裕をもって行動できるスケジュールを組みましょう。余裕をもった上で注意点をしっかりクリアしておくことが大切です。
結婚式の招待状発送で注意したいこと8選
結婚式の招待状発送で注意したいことは以下の通りです。
- 事前連絡を忘れない
- 送付する時期
- 宛名リストで招待者確認
- 記載方法を統一
- 同封物の確認
- 部数に余裕をもたせる
- 慶事用切手の確認
- 投函方法
事前連絡を忘れない
招待者には必ず事前連絡を行いましょう。とくに以下の項目を意識しての連絡がおすすめ。招待者を困らせる確率が下がります。
- 入籍する(した)こと
- 結婚する相手の名前など
- 結婚式へ参加してほしい旨
- 結婚式の日時、場所
- 招待状を送ってもよいか確認
タイミングを逃さないように、計画的に連絡をとっていきましょう。
送付する時期
送付する時期は「挙式場所」や「送付方法」「お日柄を気にするかどうか」によって異なります。お日柄を気にする場合は「大安」か「友引」の日を意識して発送しましょう。
郵送したい場合は、「国内」か「海外」かで以下のように異なります。
- 国内挙式で郵送したい場合
- 挙式2ヶ月前には送付しましょう。
招待状と一緒に手紙やメッセージカードで一言添えておくとより気持ちが伝わります。 - 海外挙式で郵送したい場合
- 挙式3～4ヶ月前までに送付。返信期日も1～2ヶ月前になるように設定しておきましょう。国内よりも手配に時間がかかるためです。
手渡しする場合も同様に、挙式場所によって異なります。
- 国内挙式で手渡しする場合
- 挙式2ヶ月前までに、できるだけ早く渡してください。
- 海外挙式で手渡しする場合
- 郵送したい場合と同様、挙式3～4ヶ月前までに渡しましょう。返信期日も1～2ヶ月前になるように設定するのがおすすめです。準備にさらに時間を要する海外挙式。手渡しする際に相手の考えを把握しておきましょう。準備を早く進める上で手がかりとなる場合もあります。
手渡しの場合、郵送よりも相手はより丁寧な印象を受けやすいです。以下の方を招待する場合は手渡しがおすすめ。
- 主賓ゲスト
- 上司や同僚
- 仲人
- 乾杯や祝辞など役割をお願いするゲスト
- 恩師
- 会社などで日常的に会う
どうしても手渡しが難しい場合は、発送スケジュールを優先して速やかに発送しましょう。
手渡しの場合は以下の3つに注意。
「封筒には切手を貼らない」…手渡しの招待状に切手は必要ありません。しかし返信用はがきには切手を貼りましょう。相手は手渡しを催促されている気持ちになる場合があります。
「相手の住所を記載しない」…宛名は氏名(フルネーム)でOK。住所を記載している場合、郵送する予定だったのかと相手に勘違いされることも。
「封をしない」…封を切るは縁起が悪いと言われています。中身が出そうな場合ははがしやすいシールがおすすめです。
宛名リストで確認
宛名リストの作成は円滑に準備を進めやすくする便利アイテム。宛名リストはグループわけがおすすめです！
- 招待者漏れを防ぐ
- 「郵送」「手渡し」など発送方法の間違いを防ぐ
- 席次や引き出物等、招待状以外にも使える
以上のメリットがあります。リストを確認しながら、同じグループの人に対して平等に配慮できるよう意識しましょう。
記載方法を統一
記載方法が統一されているか確認しましょう。宛名書きは大きくわけて3つにわかれます。
- 手書き
- 筆耕(プロによる代筆)
- パソコンの毛筆フォント
統一している方が招待者も読みやすいです。確認する際は、誤字脱字がないかしっかり意識してください。とくに手作りの場合は、誤字脱字が起こりやすいです。注意しましょう。
同封物の確認
必ず相手に渡る前に同封物の確認をしましょう。入れ忘れを防ぐことができます。
主な同封物は以下の通り。
- 本状
- 付箋
- 返信用はがき
- ゲストカード
- (地図)
- (2次会の案内状)
大きいものから順に重ね、小さいものが手前になるように同封するのがおすすめ。開封する際に用紙が落ちるのを防げます。
部数に余裕をもたせる
部数には余裕をもたせましょう。書き損じがおこり、足りなくなる可能性があるからです。少なくとも予備は10～20部くらいあるのがおすすめ。
どの記入方法を選んだ場合も、書き損じの可能性が考えられます。少しでも減らせるよう、以下の事前準備をしっかり行いましょう。
「手書きの場合」…紙質が似ている用紙で事前に練習する
「印刷の場合」…プリンターをクリーニングする、テスト印刷する、裏表を確認する
慶事用切手の確認
結婚式の招待状発送で約7割の方が選ぶ慶事用切手。
- 切手代が足りない
- 間違った切手を貼った
- 貼る位置を間違えてしまった
などの失敗が起きる場合も。切手の購入する際には、招待状セットを持って郵便局へ確認してもらうと安心です。事前に切手料金を知りたい場合は郵便局のHPで確認できます。
招待状は慶事用切手じゃないとダメ？
慶事用切手以外で発送されている方もいます。ゼクシィによると「ハッピーグリーティング切手」「料金別納郵便」「オリジナル郵便切手」を貼り、招待状を発送する方もいらっしゃるようです。
投函方法
投函する時は、直接窓口へ持って行くのがおすすめ。他の郵便物にあたって汚れてしまったり、水に濡れて文字がにじんでしまったりする可能性があるからです。
窓口であれば、もし料金不足や不備が見つかったときでもすぐに対処できます。大切な招待状です。招待者に綺麗な状態で届くよう、配慮を忘れないようにしましょう。
遠距離恋愛婚だからこそ配慮したいこと
遠距離恋愛婚だからこそ、配慮した方がよいこともあります。
- 両家の考えを確認
- 目的地への経路を丁寧に伝える
- 時間に余裕をもつ
以上の3つはとくに意識して行いましょう。
両家の考えを確認
両家の考えは確認しておきましょう。同じ県で育っていても両家の方針のちがいはあります。地元や住居地が遠方の場合が多い遠距離恋愛婚の場合、方針のちがいに悩む可能性は高いです。
とくに以下の事項は確認しておくと安心です。
- 招待状を送る方
- どのような方法で渡すか
- 発送のタイミング
後で揉め事になったり、不快な気持ちになったりするのを防ぐためにも事前確認がおすすめです。
目的地への経路を丁寧に伝える
目的地への経路を丁寧に伝えましょう。遠距離恋愛婚の場合、会場が遠方だったり土地勘のない場所になったりすることも多いです。
スマートフォンの普及で目的地へ行くことが簡単になった現代。簡単になったとは故、土地勘がないわかりにくい場所だと会場に悩むことも。
- 駅、公共の施設などのわかりやすい目印を目立つように地図に記載する
- 名称が似ている、景色が似ているなど間違いやすい場所がある場合は事前に伝える
- 駅から会場が遠い場合は、公共交通機関やタクシー乗り場への経路を説明しておく
- 送迎車を用意している場合は、その場所への経路も伝える
以上を心がけることで、招待者も安心して会場へ迎えます。
時間に余裕をもつ
遠距離恋愛婚の準備は、自分が思ったよりも時間がかかる場合が多いです。
- 親族が遠方
- パートナーが遠方
- 招待者の大半が遠方
など遠方を伴うことが多いからです。距離があると、その分相手を移動させることに。相手を移動させるということは、相手の負担を増やすことにつながります。
負担を許容できる範囲かどうか、考えてもらう時間をとった方が相手にとって親切です。また時間的余裕がある方が変更も効きやすいので、主催する側にとっての負担も減らせます。
注意点をクリアした上で招待状を発送しよう！
招待状を発送する前は事前に以下の項目の確認がおすすめ。
- 事前連絡を忘れない
- 送付する時期
- 宛名リストで招待者確認
- 記載方法を統一
- 同封物の確認
- 部数に余裕をもたせる
- 慶事用切手の確認
- 投函方法
焦らずにゆとりをもって準備できるように発送スケジュールを組みましょう。自分たちの状況を把握した上で招待者への配慮を忘れないことも大切です。
